Les formules d'adhésion en détail

1/ Filtrer sur formules en ligne/hors ligne

2/ Programmer la mise en ligne ou hors ligne d'une formule

3/ Les pré-requis

Afin de pouvoir créer une formule d’adhésion, les premières étapes de paramétrage doivent être effectuées.

1. Avoir paramétré les questions et documents

2. Avoir paramétré les sections analytiques

3. Avoir paramétré les produits

4. Avoir paramétré les saisons

5. Avoir paramétré les lieux si nécessaire

6. Avoir paramétré les conditions générales si nécessaire

7. Avoir paramétré les sections et sous-sections

8. Avoir créé les plannings si nécessaire

Dans quels cas la création des plannings est-elle nécessaire ?

• Si vous avez besoin de recevoir la liste des présences par mail la veille de la session
• Pour toute adhésion sur des créneaux fixes car une place sera automatiquement décomptée du créneau dès qu’une personne va s’inscrire
• Si vous souhaitez que vos adhérents vous notifient de leur présence via l’application

4/ Adhésion pour un mineur

Lors du paramétrage d’une adhésion, si vous indiquez un âge maximum inférieur ou égal à 18 ans (voir capture ci-dessous), des questions sont automatiquement demandés par le logiciel.

Les questions sont les suivantes :

• le/les responsables légaux
• régimes alimentaire particuliers
• problèmes de santé particuliers
• autorisation du club à photographier l’enfant (droit à l’image)
• autorisation de l’enfant à quitter seul le club
• personne habilitée à prendre en charge l’enfant en cas d’accident

Par défaut, ces questions sont toutes paramétrées en “obligatoire”. La question sur le droit à l’image demande par défaut la réponse “oui” pour pouvoir continuer.

Si vous souhaitez modifier l’un ou plusieurs de ces paramètres par défaut, veuillez nous en faire la demande via le support ou par mail via [e-mail]

Ces questions vous sont rappelées avant la fenêtre de création du formulaire d’inscription (voir photo ci-dessous).

5/ Les différents types de produits

Il s’agit de l’ensemble des montants qu’un adhérent est susceptible de devoir payer lors de son inscription.

Cette étape est indispensable. Sans elle, il ne vous sera pas possible de créer des adhésions.

Cela permet au logiciel de ventiler les différents montants que constituent une adhésion.

Exemple :

Une adhésion pour de la boxe adulte est de 140€ est en fait divisée en plusieurs parties :

Cas n°1

• 100€ pour le club
• 40€ pour la fédération (licence)

Cas n°2

• 30€ pour l’adhésion à l’omnisport
• 90€ pour la section
• 20€ pour la fédération

Les produits seront alors :

Cas n°1

adhésion boxe à 100€

licence boxe adulte à 40€

Cas n°2

adhésion omnisport à 30€

adhésion boxe à 90€

licence boxe adulte à 20€

VOCABULAIRE SUR LA PLATEFORME MONCLUB

• cotisation = le nom du produit. Ex : adhésion section boxe
• code = le code que vous attribuez à la cotisation. Ex : ADHBOXE1
• montant = le prix du produit. Ex : cas n°1 : 100€, cas n°2 : 90€
• type = caractéristique de ce produit.

Systématique = un adhérent devra payer cette partie de la cotisation dès qu’il choisira la formule d’adhésion comprenant ce produit

Une fois par saison = il ne paiera qu’une seule fois cette partie de la cotisation par saison. Ex : la partie licence fédérale

Optionnelle = l’adhérent peut ou pas prendre cette partie de la cotisation. Ex : le t-shirt du club, un supplément jeu libre pour les sports de raquette

• bénéficiaire = vous devez sélectionner à quelle section analytique est reliée cette partie de la cotisation.

remises applicables

= si vous proposez des remises, sur quelle partie de la cotisation devra être calculée la remise.

6/ Liste d'attente

7/ Créer un stage

8/ Prioriser vos formules

9/ Modifier une formule déjà payée

10/ Rendre une formule inactive

11/ Choisir l'ordre des questions et documents

12/ Paiement hybride

13/ Empêcher de supprimer une formule payée en ligne

Une formule avec un paiement en ligne effectuée ne pourra plus être supprimée, elle pourra par contre être rendue inactive.

14/ Statistiques sur les formules d'adhésion

15/ Blocage ou alerte avant de supprimer certaines formules

• Si la formule contient un paiement dont le bordereau a déjà été validé.

• Un administrateur pourra toujours supprimer une formule contenant des bordereaux non validés mais une nouvelle alerte s'affichera.

• Un nouveau popup s'affichera lors de la suppression d'une formule payée en ligne. Vous pourrez à partir de ce popup confirmer ou annuler la suppression.

16/ Limitation avant ouverture des réservations

Lors de la création d'une formule, il est possible de paramétrer l'ouverture des réservations des sessions.

Ex :  formule A permet de réserver à partir de 2 jours avant la session et formule B à partir de 3 jours.

Les adhérents de la formule B sont prioritaires.

17/ Relance des formules et validation des pré inscriptions

Via l’onglet “formules d’adhésion”, vous pouvez filtrer sur :

• une date d’inscription : toutes les personnes qui se sont inscrites en loisir adulte depuis le 15 mai par exemple
• un statut de formule : payée, en attente de paiement, expirée

Des envois de mail groupés sont ensuite possibles et des templates de mail sont proposées suivant le statut de la formule.

18/ Mettre en forme le texte des formules

19/ Configurer une inscription prioritaire aux adhérents de saisons passées

20/ Filtres sur produit dans détail des ventes

21/ Ajout manuel de personnes sur la liste d’attente

22/ Ajouter des places sur une formule complète

23/ Choisir les moyens de paiement lors d'une pré-inscription

2/Régler un reste à payer en ligne