Bienvenue dans notre FAQ !

Retrouvez ici les réponses aux questions les plus fréquentes concernant l’utilisation de la plateforme. Que vous soyez administrateur, coach ou adhérent, cette rubrique a été conçue pour vous accompagner au quotidien et vous aider à trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.📄 

Parcourez les différentes catégories ci-dessous et cliquez sur une question pour afficher sa réponse. Si vous ne trouvez pas l’information recherchée, notre équipe support reste à votre disposition. 📩

Comment se fait l'inscription d'un adhérent ?

• L’inscription d’un adhérent peut se faire de différentes façons :

  1. Application mobile : L’adhérent doit télécharger l'application mobile "MonClub" à partir du Play Store (pour les appareils Android) ou de l'App Store (pour les appareils iOS). Une fois l'application installée, l’adhérent doit renseigner le code club afin de créer son compte. Le code club est mis à disposition par les clubs. Il doit choisir l’activité de son choix puis remplir le formulaire d’inscription.

  Ci-joint une vidéo tutoriel.

  2. Web : L’adhérent doit se rendre sur le lien d’inscription en ligne de son club, choisir l’activité de son choix puis remplir le formulaire d’inscription.

  Ci-joint une vidéo tutoriel.

  3. Plateforme Pro : Il s’agit d’une manipulation que seuls les administrateurs de la plateforme pro peuvent effectuer, vous devez vous rendre sur l’onglet “Utilisateurs” puis cliquer sur “Nouvel adhérent”.

  Ci-joint une vidéo tutoriel.

  NB : Si vous souhaitez inscrire un mineur, il faudra d'abord créer la fiche du responsable légal

Pourquoi je ne perçois pas mes reversements MangoPay ? (admin expert)

Le solde MangoPay correspond au solde actuel (somme des paiements en ligne) que vous avez sur MangoPay.

Afin de percevoir ce solde sur le compte de votre club, vous devez effectuer un reversement depuis l'onglet "règlements", voici une vidéo tutoriel.

Attention ! Afin de débloquer cette fonctionnalité, vous devez tout d'abord valider les documents administratifs exigés par MangoPay, voici un tutoriel vidéo.

Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des RIB ou modifier les informations du responsable légal, voici une vidéo tutoriel.

Mes documents sont refusés par MangoPay, que faire ?
• La photo d’identité est un document scanné → La photo d’identité déposée doit être une photo et non pas un document scanné.
• Le legal name renseigné ne correspond pas à la déclaration du Journal Officiel → Le nom du club renseigné dans l’encadré “Nom légal” doit être le même que celui mentionné sur la déclaration. Vous pouvez modifier ces éléments en suivant cette vidéo pour valider les KYC.
• Vérifier que les statuts et le PV d’AG soient dans le même document lors du dépôt.
• Si vous êtes une section, les documents nécessaires sont ceux de l’omnisports
Est-ce que MonClub est aux normes RGPD ?

MonClub prend très au sérieux la sécurité de vos données. Nous sommes conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en vigueur. Nous nous engageons à ne jamais divulguer vos données à un tiers à des fins commerciales.

MonClub et les associations / clubs partenaires collectent et utilisent uniquement les données personnelles qui lui sont nécessaires dans le cadre de la réalisation de son objet associatif.

Les données personnelles que nous collectons relèvent de l’une des catégories suivantes :

Pour la gestion administrative des membres : Coordonnées de base vous concernant, notamment : nom, prénom, date de naissance, nationalité, adresse postale et électronique, numéro de téléphone, genre

Pour la gestion financière : Données d’identification et d’authentification notamment lors de paiement en ligne (logs techniques, traces informatiques, informations sur la sécurité et l’utilisation du terminal, adresse IP)

Communications : Données relatives aux interactions avec le Club : échanges sur nos sites Internet, sur nos applications, sur nos pages, sur les réseaux sociaux, dans les courriers électroniques

Données publiquement accessibles : Informations vous concernant relevant du domaine public, ou ouvertement disponibles sur internet

Catégories de données sensibles : La loi et les autres règlements applicables considèrent que certaines informations personnelles, concernant par exemple la santé ou les infractions ou condamnations pénales, relèvent d’une catégorie spécifique et leur attribuent un niveau de protection supplémentaire. Nous utilisons et recueillons ce type de données uniquement dans les limites prévues par la loi.

Mais dans certains cas particuliers, nous sommes amenés à en collecter d’autres informations qui peuvent être classées en différentes catégories, notamment :

Informations bancaires et données transactionnelles : Coordonnées bancaires, numéro de carte, données relatives aux transactions

Données relatives aux interactions avec le Club : Échanges sur nos sites Internet, sur nos applications, sur nos pages, sur les réseaux sociaux, dans les courriers électroniques

Il n'y a plus de place disponible dans ma formule, comment faire ?

Lorsqu’une formule est complète, vous pouvez ajouter des places à celle-ci depuis la configuration de la formule. ATTENTION : veillez à ce que des places soient également disponibles dans les créneaux rattachées à cette formule. La démarche globale est détaillée dans ce tutoriel vidéo.

Comment envoyer les licences de façon groupée à ma fédération ?

Des connexions sont proposées entre MonClub et certaines Fédérations afin de faciliter la saisie des licences depuis la plateforme :

FFGYM : Pour effectuer des envois groupés de licences FFGYM, nous vous invitons à suivre ce tutoriel vidéo.

FFNAT : Pour effectuer des envois groupés de licences FFNAT, nous vous invitons à suivre ce tutoriel vidéo.

Vous pouvez aussi effectuer un envoi unitaire, en passant directement par la fiche de l’adhérent, rubrique “Autres informations” > “Ajouter une licence”.

Hormis les connexions fédérales, des exports types sont également proposés pour certaines fédérations :

UFOLEP : Pour la fédération UFOLEP vous pouvez effectuer un export des adhérents MonClub vers la base fédérale, nous vous invitons à suivre ce tutoriel vidéo.

FFSAVATE : Pour la fédération FF Savate Boxe Française, vous avez également à disposition un export adapté : tutoriel vidéo.

ASPTT : Pour la FSASPTT, nous vous invitons à consulter le tutoriel vidéo.

Pour les clubs affiliés à d’autres fédérations, vous avez la possibilité d’exporter les données depuis l’export détails ventes afin d’avoir une vue globale sur vos adhérents, en attendant une éventuelle future connexion :)

Comment effectuer un import adhérent ?
• Pour effectuer un import adhérent, nous vous invitons à suivre ces vidéos pour l'import simple ou pour l'import complet.
  • Nous vous conseillons vivement de télécharger un des deux templates disponibles sur la plateforme : “Utilisateurs” > “Les imports” > “Importer des adhérents” > Template “Simple” ou “Complet”.
  • Attention à bien consulter les explications présentes sur la page d’import avant de valider ce dernier afin de connaître l’utilité de chaque colonne et ainsi éviter les erreurs.
  • Si vous utilisez le modèle “complet”, vous pouvez laisser des colonnes vides sans incidence, ce n’est pas nécessaire de les supprimer.
  • Avant l’import, assurez-vous du bon format de votre fichier : csv UTF8
Un adhérent a oublié son mot de passe, comment faire ?

Si l'adhérent a oublié son mot de passe, vous pouvez lui demander de cliquer sur "mot de passe oublié" lorsqu'il souhaite se connecter afin qu'il reçoive un mail de modification.

Si l'adhérent ne reçoit pas les communications, nous vous invitons à consulter la question suivante relative aux problèmes de communication.

Un adhérent ne reçoit pas mes communications, que faire ?

• Si un adhérent ne reçoit pas vos mails, il s'est probablement désabonné des communications du club : vous pouvez l'abonner à nouveau depuis l'onglet "Communication" > "Emails non-reçus" comme expliqué dans ce tutoriel vidéo.

  Email rejeté / Bounced ⇒ Les rebonds se produisent lorsque le serveur de réception renvoie un code indiquant qu'il existe un problème permanent avec ce serveur ou l'adresse du destinataire. La raison la plus courante d’un rebond d’adresse e-mail est que l’adresse en question n’est pas valide.

  Email bloqué ⇒ Les raisons d'un message électronique bloqué incluent :

  • L'adresse IP ou le domaine d'envoi figure sur une liste de refus.
  • Le contenu de l'e-mail contient des éléments marqués comme spam.
  • Un problème technique est survenu entre les deux serveurs lorsque vous avez tenté d'envoyer votre email.

  Email invalide ⇒ l’email renseigné n’existe pas, vérifier l’écriture.

Je souhaite obtenir un détail de mes ventes, comment faire ?

• Pour obtenir le nombre de formules prises, payées ou non, nous vous suggérons d’effectuer un export détails des ventes. Voici ce que vous pourrez trouver dans cet export :

  • Nom/prénom/genre/numéro d’adhérent
  • Adresse/téléphone/mail/date de naissance
  • Formules/options/créneaux
  • Prix de la formule/remises/prix après remise
  • Engagé/encaissé/solde/remboursé
  • Mode de paiement
  • Note remboursement/note de paiement

  Voici un tutoriel pour effectuer un export détail des ventes.

Un adhérent souhaite payer en ligne, mais possède une aide spécifique et souhaite compléter son règlement sur place, comment faire ?

Grâce aux SEPA hybride, il est possible de payer une partie en ligne puis une partie sur place au club (hors pré-inscriptions).

Voici un tutoriel vidéo qui vous aidera à mettre cela en place.

Attention : il n’est pour l’instant pas possible de faire la procédure inverse : saisir un règlement au club sur la fiche adhérent, puis envoyer un lien de paiement en ligne du reste à payer à l’adhérent. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité (notamment pour les Pass'sport, chèques vacances, etc.) il est impératif d’adopter le fonctionnement décrit précédemment :)

Comment dupliquer une nouvelle saison ? (Passage nouvelle saison)

Pour dupliquer une saison, il faut :

• Tout d'abord, créez une nouvelle saison, rendez-vous sur votre onglet "Club" > "Gérer les saisons" > "Ajouter une saison".
• Ensuite rendez-vous  sur votre onglet "Planning" > Choisissez l'activité pour laquelle vous souhaitez dupliquer vos créneaux > Cliquez sur les 3 petits points en haut à droite de la page dans le petit encadré bleu > "Dupliquer les créneaux".
• Rendez-vous  maintenant sur votre onglet "Formules d'adhésion" > "Paramètres d'adhésion" > "Produits" > Cliquez sur les 3 petits points dans l'encadré bleu > "Dupliquer les produits vers une autre saison. 

• Enfin, rendez-vous sur votre onglet "Formules d'adhésion" > Cliquez en haut à droite, dans l'encadré bleu sur "Formules" > "Dupliquer vers une autre saison". 

  Nous vous invitons à suivre le tutoriel vidéo disponible dans l’article dédié afin de réaliser la configuration étape par étape.

Comment créer un coach ?

Pour créer un coach sur votre plateforme, plusieurs étapes sont nécessaires :

1- Onglet configuration > plateforme pro > créer un utilisateur > attribuez le rôle souhaité. Cela lui donnera l'accès.

2- Onglet coach > en haut à droite "créer un coach" > associez l'utilisateur et les activités concernées. 

3- Onglet planning > modifiez un cours existant ou créez en un > ajoutez le coach.

Les sections assignées à l'utilisateur dans l'onglet configuration > plateforme pro seront visibles par le coach sur son espace web. 

Lors de la création d'un accès coach dans l'onglet coach, vous pourrez assigner de nouvelles activités. Cela vous permettra de renseigner le coach sur le créneau des activités concernées. Cela aura un impact sur la visibilité des listes d'appel sur l'app.

Nous vous invitons à suivre le tutoriel vidéo disponible dans l’article dédié afin de réaliser la configuration étape par étape.

Comment créer un stage ?

Pour créer un stage sur votre plateforme, plusieurs étapes sont nécessaires :

• Créer le stage dans le planning de l'activité de votre choix et renseigner ses informations (nom, dates, capacité, tarif, etc.) sur les créneaux liés à celui-ci.
• Créer une formule d'adhésion "stage" et configurer les options et paramètres souhaités selon votre organisation

Nous vous invitons à suivre le tutoriel vidéo disponible dans l’article dédié afin de réaliser la configuration étape par étape.

Je souhaite mettre en place une remise, comment faire ?
• Pour appliquer des remises aux formules de vos adhérents, plusieurs possibilités :

  FAMILLE / FRATRIE / EXCEPTIONNELLE / + impossibilité de l’appliquer sur paiement engagé

  Pour mettre en place une remise, nous vous invitons à suivre ce tutoriel vidéo.

  Vous avez aussi la possibilité de créer des remises famille, voici un tutoriel vidéo.

  • Appliquer une remise sur un paiement engagé = effectuer un remboursement // réinitialiser le règlement de la commande si celui-ci n’a pas été encaissé pour pouvoir appliquer la remise
Quels sont les différents rôles sur la plateforme ?

Présentation des différents rôles :

Admin Expert : C’est le rôle le plus haut sur la plateforme, il donne accès à l’ensemble de la plateforme.

Admin : Ce rôle donne accès à l’ensemble de la plateforme à l’exception de la comptabilité et du détail des factures.

Responsable de section : Ce rôle donne accès aux onglets suivants : utilisateurs, section, formules d’adhésion et les règlements.

Référent section : Ce rôle donne accès à l’onglet utilisateurs (pas la suppression) et à l’onglet section.

Entraîneur : Ce rôle donne uniquement accès à l’onglet section.

Gestion des inscriptions : Ce rôle est le plus bas sur la plateforme, il donne accès aux onglets adhésion et règlements. Ce rôle peut convenir aux bénévoles qui se chargent seulement des adhésions.

Pour configurer les accès des membres de votre association, nous vous invitons à suivre ce tutoriel vidéo.