Créer un stage

 

 

Bonjour à tous et bienvenue sur les supports de MonClub. Aujourd’hui, nous allons voir ensemble comment configurer une formule de stage.

Lorsque vous organisez des stages pendant les vacances, vous pouvez les créer directement depuis MonClub en configurant des formules dédiées. La procédure est assez proche de celle d’une formule d’adhésion classique, avec toutefois deux différences importantes.

La première étape consiste à créer les créneaux du stage. Selon votre organisation, un stage peut se dérouler sur une semaine complète, à la journée ou encore à la demi-journée. C’est cette logique qui déterminera la manière de créer vos créneaux.

Pour commencer, rendez-vous dans le planning et cliquez sur l’activité concernée par le stage. Dans cet exemple, il s’agit d’un stage pour l’école de natation. Sélectionnez ensuite la période concernée, par exemple un stage d’été débutant le 6 juillet, puis cliquez sur cette date afin de créer le premier créneau.

Dans notre exemple, le fonctionnement est basé sur des demi-journées. Nous allons donc créer des créneaux correspondant à une demi-journée. Une fenêtre s’ouvre alors pour créer le stage. À l’étape du type de cours, il faut sélectionner « stage » et non un cours classique.

Vous pouvez ensuite renseigner les informations de l’activité : l’école de natation, la discipline « natation » et le type de cours, par exemple « stage enfant ». À l’étape suivante, définissez les horaires. Contrairement à un cours récurrent hebdomadaire, il faut ici choisir une récurrence unique, puisqu’il s’agit d’un stage ponctuel. Le créneau peut par exemple avoir lieu le 6 juillet de 9h à 12h.

Définissez ensuite le nombre de places disponibles. Comme pour une formule d’adhésion classique, il n’est pas nécessaire de renseigner des places payantes. Il suffit d’indiquer le nombre de places adhérents, par exemple 20 places. Sélectionnez ensuite le lieu de pratique, puis confirmez la création du cours.

Le premier créneau du stage est maintenant créé. Il faut ensuite le dupliquer autant de fois que nécessaire selon le nombre de demi-journées prévues pendant le stage. Dans notre exemple, le stage se déroule du lundi 6 juillet au mercredi 8 juillet inclus.

Pour dupliquer un créneau, cliquez dessus puis utilisez l’option de duplication. Il suffit ensuite de modifier les horaires. Par exemple, après le créneau du lundi matin de 9h à 12h, vous pouvez créer un créneau le lundi après-midi de 14h à 17h. Répétez ensuite l’opération pour le mardi et le mercredi.

Une fois tous les créneaux créés, vous pouvez passer à la création de la formule d’adhésion. Rendez-vous dans « Formules d’adhésion », puis dans « Formules » et cliquez sur « Nouvelle formule ».

La création ressemble à celle d’une formule annuelle classique, à une différence près : il faut cocher l’option indiquant qu’il s’agit d’une formule de stage. Donnez ensuite un nom à votre formule, par exemple « Stage été école de natation ».

En bas de l’écran, vous pouvez également définir l’âge d’accès ou proposer une liste d’attente en cas de forte demande. Cliquez ensuite sur « Suivant ».

À l’étape des cours, cliquez sur « Ajouter un cours », puis choisissez « Ajouter des cours existants », puisque les créneaux ont déjà été créés dans le planning. Les cours de stage apparaîtront automatiquement. Vous pouvez les filtrer selon l’activité concernée, ici l’école de natation, puis sélectionner les différents créneaux créés précédemment.

Une fois les créneaux intégrés dans la formule, une différence importante apparaît selon le fonctionnement de votre club.

Si vous proposez un stage à la semaine, où l’adhérent est automatiquement inscrit à tous les créneaux de la semaine, il faut configurer la formule pour que tous les créneaux soient obligatoires.

En revanche, si votre club propose une inscription à la journée ou à la demi-journée, il faut permettre à l’adhérent de choisir plusieurs créneaux avec un maximum défini. Dans notre exemple, six créneaux sont disponibles. L’adhérent pourra donc choisir uniquement le lundi matin, plusieurs demi-journées ou encore la totalité du stage.

À l’étape « Prix et produit », il est possible de faire varier le tarif selon le nombre de demi-journées choisies par l’adhérent. Cliquez sur « Ajouter un produit », puis choisissez de créer un nouveau produit.

Nommez par exemple ce produit « Stage natation » et attribuez-lui un code. Ensuite, activez l’option permettant de faire varier le tarif selon certains critères, puis choisissez une variation basée sur les créneaux sélectionnés par l’adhérent.

Comme chaque créneau correspond à une demi-journée, vous pouvez définir un tarif progressif :

• 1 demi-journée : 5 €
• 2 demi-journées : 10 €
• 3 demi-journées : 15 €
• 4 demi-journées : 18 €
• 5 demi-journées : 22 €
• 6 demi-journées : 25 €

Une fois les tarifs définis, choisissez le type de produit, par exemple « systématique », surtout si ce produit doit être réutilisé à chaque période de vacances. Sélectionnez ensuite le bénéficiaire et sauvegardez le produit.

Pour terminer, choisissez les moyens de paiement ainsi que les éventuelles questions ou documents à intégrer à la formule. Vous pouvez enfin afficher l’aperçu afin de vérifier le rendu côté adhérent et vous assurer que les créneaux sont correctement proposés à la sélection.

Pour plus d’informations sur la création des stages, vous pouvez consulter la rubrique Centre d’aide située en haut à droite de votre écran.