Passage à la nouvelle saison

Bonjour à tous et bienvenue sur le support de MonClub. Aujourd’hui, nous allons vous présenter la procédure de passage à la nouvelle saison.

Lorsque votre club utilise le logiciel depuis plusieurs années, il est nécessaire, à chaque nouvelle saison, de préparer l’année à venir afin de pouvoir lancer les réinscriptions. Cette opération se déroule en quatre étapes principales qu’il est important de respecter dans l’ordre.

La première étape consiste à créer la nouvelle saison. Pour cela, rendez-vous dans le menu principal, dans l’onglet « Club », situé juste en dessous du tableau de bord, puis cliquez sur « Gérer les saisons ».

Depuis cette rubrique, vous pouvez accéder à la saison en cours et ajouter la saison suivante, par exemple la saison 2026-2027. Il suffit alors de définir un code, qui apparaîtra notamment dans les exports comptables, puis de renseigner les dates de début et de fin de saison correspondant à votre exercice comptable.

Une fois ces informations enregistrées, la nouvelle saison est créée et la première étape est terminée.

La deuxième étape consiste à dupliquer les créneaux, c’est-à-dire les cours, de la saison actuelle vers la nouvelle saison. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet « Planning ».

Vous devez effectuer cette manipulation activité par activité. Par exemple, pour l’activité « École de natation », cliquez sur l’activité concernée puis utilisez les trois petits points situés en haut à droite afin de sélectionner l’option « Dupliquer les créneaux ».

Une fenêtre s’ouvre alors et vous permet de choisir :

• la saison source, par exemple 2025-2026 ;
• les créneaux à dupliquer ;
• la saison de destination, par exemple 2026-2027.

Le système propose automatiquement des dates de duplication correspondant à la nouvelle saison, par exemple du 1er septembre 2026 au 31 août 2027. Vous pouvez toutefois modifier ces dates si nécessaire. Par exemple, si vos cours se terminent en juin, vous pouvez indiquer une duplication jusqu’au 30 juin uniquement.

Une fois les paramètres définis, cliquez sur « Dupliquer ». Cette opération doit être répétée pour chacune des activités de votre club.

La troisième étape concerne les produits, c’est-à-dire les tarifs. Rendez-vous dans « Formules d’adhésion », puis dans « Paramètres d’adhésion » et enfin dans « Produits ».

Comme pour les créneaux, cliquez sur les trois petits points situés en haut à droite puis sélectionnez « Dupliquer les produits vers une autre saison ».

Choisissez alors les produits de la saison 2025-2026 à dupliquer vers la saison 2026-2027, puis validez l’opération.

Une fois ces trois premières étapes réalisées, vous pouvez passer à la quatrième et dernière étape : la duplication des formules d’adhésion.

Toujours dans « Formules d’adhésion », rendez-vous dans la rubrique « Formules ». Cliquez ensuite sur « Formules » en haut à droite, puis sur « Dupliquer vers une autre saison ».

Sélectionnez les formules de la saison 2025-2026 que vous souhaitez dupliquer ainsi que la saison de destination, ici 2026-2027, puis confirmez la duplication.

Une fois cette manipulation terminée, la structure de votre nouvelle saison est prête. Il reste toutefois quelques ajustements éventuels à effectuer avant la mise en ligne.

Par exemple, si certains horaires changent pour l’année suivante, vous pouvez modifier directement les créneaux du planning de la nouvelle saison. Il suffit de cliquer sur le premier cours concerné puis d’utiliser l’icône en forme de crayon pour ajuster l’horaire. Un cours prévu à 18h peut par exemple être déplacé à 18h30.

De la même manière, si vous appliquez des changements tarifaires, vous pouvez modifier les produits de la nouvelle saison après leur duplication. Dans « Formules d’adhésion », puis « Paramètres d’adhésion » et « Produits », sélectionnez la saison 2026-2027 et ajustez les tarifs concernés, par exemple en augmentant une cotisation de 10 euros.

Une fois l’ensemble des modifications effectuées sur vos cours, vos produits et vos formules, la configuration de la nouvelle saison est terminée.

Avant de lancer officiellement les inscriptions, il reste un dernier point de vigilance : vérifiez que les formules de la saison précédente sont bien hors ligne et que celles de la nouvelle saison sont bien en ligne, ou que leur mise en ligne est programmée.

Cette action peut être réalisée de manière groupée depuis la rubrique « Formules », en utilisant les options « Mettre en ligne » ou « Mettre hors ligne ».

Pour obtenir davantage d’informations sur le passage à la nouvelle saison, vous pouvez contacter le support via la rubrique Centre d’aide située en haut à droite de votre écran.