Communication - Comment configurer une convocation

📣 Créer et gérer une convocation sur MonClub

Les convocations permettent d’inviter des adhérents à un événement, une compétition ou une séance spécifique tout en centralisant les réponses directement sur la plateforme.

📍 Accéder aux convocations

Pour accéder aux convocations :

• Ouvrir l’onglet Convocations
• Accéder au gestionnaire de convocations

➕ Créer une nouvelle convocation

Pour créer une convocation :

• Cliquer sur Nouvelle convocation en haut à droite

⚙️ Configurer la convocation

Lors de la création, plusieurs éléments doivent être renseignés :

• La saison
• L’activité concernée
• Les groupes concernés (optionnel)

👥 Sélectionner les participants

Vous pouvez :

• Ajouter tous les adhérents d’un groupe
• Ou sélectionner uniquement certains participants

Exemple :

• Convier uniquement Mathis et Lucas
• Sans inclure les autres adhérents du groupe

📝 Ajouter les informations de la convocation

Vous pouvez ensuite renseigner :

• Le nom de la convocation
• Une photo de couverture
• Une description de l’événement

💬 Forum automatique lié à la convocation

Chaque convocation crée automatiquement :

• Un forum dédié

Ce forum fonctionne comme un forum classique, mais uniquement avec les participants concernés par la convocation.

📅 Définir la date et l’heure

Vous pouvez configurer :

• La date de la convocation
• L’heure de l’événement

⏳ Ajouter une date limite de réponse

Vous pouvez définir une date limite pour répondre.

Exemple :

• Compétition le samedi
• Réponse obligatoire avant le jeudi

📌 Ajouter des informations pratiques

La section Informations pratiques permet de préciser :

• Le lieu
• Le matériel à prévoir
• Les horaires de rendez-vous
• Les consignes importantes

✅ Confirmer la création

Une fois tous les éléments renseignés :

• Cliquer sur Confirmer la création

👀 Suivre les réponses des participants

Depuis la convocation, vous pouvez :

• Voir les participants en attente
• Voir les réponses reçues
• Ajouter ou retirer des participants
• Consulter les différentes catégories de réponses

✏️ Modifier une convocation

Les informations restent modifiables après création :

• Présentation
• Adresse
• Date
• Participants
• Informations pratiques

🗑️ Supprimer une convocation

Pour supprimer une convocation :

• Cliquer sur les trois petits points en haut à droite
• Sélectionner Supprimer

💬 Envoyer un message aux participants

Depuis la convocation, vous pouvez également :

• Envoyer un message directement aux participants

🎯 Résultat

Les convocations MonClub permettent de :

• Organiser facilement des événements
• Centraliser les réponses des adhérents
• Communiquer rapidement avec les participants
• Suivre les présences et absences
• Créer automatiquement un espace d’échange dédié via les forums